西昌学院毕业生档案调转

毕业生档案是记录个人学历、奖惩、社会实践等重要信息的核心材料，涉及就业、升学、职称评定等关键环节。西昌学院作为四川省属本科院校，其档案管理遵循国家高校档案规范，调档流程严谨且具标准化特征。毕业生需明确档案调转的法定程序，避免因操作不当导致档案滞留或失效。通常，档案调转需通过学校就业指导中心或档案管理部门发起，涉及调档函、报到证等关键材料，且需区分“已就业”与“未就业”两类情况。值得注意的是，档案严禁个人携带，须通过机要通道或EMS档案专递转递，确保信息安全。因此，毕业生应提前了解户籍地、就业单位或人才市场的存档要求，结合自身规划高效完成调档。

一、西昌学院档案调转政策依据

西昌学院毕业生档案管理以《中华人民共和国档案法》《普通高等学校毕业生就业工作暂行规定》为纲领，并执行四川省教育厅及学校内部细则。档案内容包含：

• 学籍材料（录取名册、成绩单、学位授予证明）
• 党团组织关系材料
• 奖惩记录及社会实践证明
• 就业通知书（报到证白联）

学校档案室通常在学生毕业前三个月启动归档审核，确保材料完整性。毕业生需在离校前确认档案去向，否则默认发回生源地人社局或教育局。

二、调档前的必备材料与条件

调转档案需准备以下材料：

• 调档函原件：由接收单位（如国企、机关、人才中心）出具，注明抬头为“西昌学院档案室”；
• 身份证复印件及毕业证书扫描件；
• 已签约毕业生需补充就业协议书或劳动合同。

特殊情况下还需：

• 委托他人代办时，需提供公证委托书及代办人身份证；
• 考研升学需提交录取院校的调档通知。

三、不同就业状态的调档流程

1. 已签订就业协议的毕业生

流程如下：

• Step1：向用人单位确认档案接收资质（需具备档案保管权限）；
• Step2：持单位调档函至西昌学院就业指导中心盖章备案；
• Step3：档案室通过机要将档案寄往单位指定地址。

若单位无保管权限（如民营企业），档案需转递至单位委托的公共人才服务机构。

2. 未就业或自由职业的毕业生

可选择以下去向：

• 转回生源地：默认由学校统一寄往户籍地人社局，毕业生需在到档后办理存档确认；
• 暂存学校：申请档案留校不超过两年，需签订《暂存协议》，逾期未处理则自动转回生源。

3. 升学深造毕业生

需提交录取院校的《调档通知书》，档案由学校直接邮寄至新院校研招办，不得经手个人。

四、线上与线下调档操作指南

1. 线下办理步骤

适用于应届毕业生或委托代办：

• 前往西昌学院北校区行政楼305档案室；
• 填写《档案转递申请表》并提交材料；
• 档案室审核后出具《档案转递通知单》，毕业生需签字确认。

2. 线上申请渠道

往届生可通过以下方式办理：

• 登录西昌学院官网“档案服务”板块上传调档函电子版；
• 拨打0834-2580005档案室电话预约办理；
• 通过“西昌学院微服务”微信公众号提交申请。

五、常见问题与风险提示

• 档案丢失风险：未及时确认接收单位导致档案滞留，需联系学校档案室追溯EMS单号；
• 材料不齐全：如调档函未盖章，需补正后重新提交；
• 费用问题：应届生档案转递免费，往届生补办调档可能产生邮费。

六、档案转递后的跟进事项

毕业生应在档案寄出15个工作日后：

• 致电接收单位确认到档情况；
• 如未收到，联系学校档案室查询机要号或EMS物流信息；
• 存档后需索要《档案接收回执》作为凭证。

七、特殊场景处理方案

针对留学、服役等特殊情况：

• 留学人员档案可存至教育部留学服务中心或生源地人才市场；
• 参军毕业生档案由部队政治部直接调取，需提供《入伍通知书》。

西昌学院档案调转流程以服务学生为宗旨，毕业生应主动沟通档案室，确保每个环节无缝衔接。掌握上述细则，可高效完成档案迁移，为职业发展奠定基础。